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LINK ASI LTD – RAPPRESENTANZA GENERALE PER L’ITALIA

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI E CONSENSO INFORMATO

Codice Privacy – D. Lgs. 30.06.2003, n. 196 – Artt. 13 e 23 / Reg. UE 679/2016 sul trattamento dei dati personali Artt. 7 e 13

1. Chi è Link

Link è un Gruppo internazionale che offre un’ampia gamma di servizi finanziari. In Italia, Link opera tramite la Sede Secondaria e Rappresentanza Generale (c.d. branch) di Link ASI Limited, società di diritto Irlandese con sede in Block C, Maynooth Business Campus, Maynooth, Co. Kildare, W23 F854, Irlanda. Link Italia ha sede in Via Borromei 5, 20123 Milano,

Per maggiori informazioni sulle Società Link, si prega di visitare la pagina “Legal and Regulatory Status” del sito internet www.linkassetservices.com/legal-regulatory-status. Si precisa che tutte le entità ivi menzionate sono soggetti giuridici interamente partecipati da Link Administration Holdings Limited (“Link Group”). Per informazioni sul Gruppo Link, è possibile visitare il sito www.linkgroup.com.

2. Cos’è quest’informativa?

Link ASI Limited, per il tramite della propria Rappresentanza Generale in Italia, è impegnata a proteggere la privacy e la sicurezza delle informazioni personali dei propri interessati. Link raccoglie tali dati personali e si impegna a proteggere le informazioni e la privacy degli interessati. La presente informativa descrive come Link raccoglie, utilizza e salvaguarda i Vostri dati personali.

Link ASI Limited – Rappresentanza Generale per l’Italia,  Via Borromei 5, 20123 Milano, P.E.C. linkassetservices@legalmail.it – Cod. Fisc. e P. IVA 10008830969 – R.E.A. MI/ 2127543 – Sede legale Block C, Maynooth Business Campus, Maynooth, County Kildare, W23F854, Irlanda – Numero di Registrazione 315348 (di seguito “Link”), è il “Titolare del trattamento”. Ciò significa che Link è responsabile di decidere le modalità di conservazione e di utilizzo delle informazioni personali riferite a terzi e raccolte nello svolgimento della propria attività lavorativa. Ai sensi della normativa sul trattamento dei dati, Link è tenuta a notificare agli interessati, per mezzo della presente informativa, le informazioni in essa contenute. L’informativa si applica a tutti i soggetti che forniscono dati personali a Link. Link si riserva il diritto di aggiornare in ogni momento il contenuto della presente informativa, fatto salvo l’obbligo di darne immediata comunicazione ai predetti destinatari tramite consegna della versione aggiornata del documento. E’ importante che l’interessato legga con attenzione la presente Informativa, unitamente a qualsiasi altra informativa sul trattamento dei dati che sarà fornita dal Titolare in caso di eventuale ulteriore raccolta o trattamento dei dati personali, di modo che sia consapevole delle modalità di raccolta, e dei motivi per cui Link stia utilizzando tali informazioni.

3. Principi di protezione dei dati

Link applica la legge sulla protezione dei dati. Ciò significa che i predetti dati personali che conserviamo sono:
1. Trattati in modo lecito, secondo correttezza ed in modo trasparente.
2. Raccolti solo per scopi determinati, che sono stati chiaramente spiegati agli interessati, e non utilizzati in alcun modo per finalità incompatibili con tali scopi.
3.  Pertinenti per gli scopi indicati, e limitati solo a tali scopi.
4.  Esatti, e se necessario aggiornati.
5.  Conservati solo per il tempo necessario all’assolvimento degli scopi indicati.
6.  Mantenuti in modo sicuro.

Il principio su cui si fonda la protezione dei dati personali, e sul quale Link ha articolato i propri processi di trattamento dei dati,  è che siano acquisiti e conservati solo i dati strettamente necessari, e solo per lo scopo per cui sono trattati.

4. Che tipo di dati personali raccogliamo e conserviamo?

Per dato personale, o informazione personale, si intende qualsiasi informazione riguardante una persona fisica, e da cui sia possibile identificare la persona stessa. Sono esclusi da tale definizione i dati da cui l’identità dell’individuo sia stata rimossa (dati anonimi). Ci sono poi alcune “categorie speciali” di dati (c.d. dati sensibili) che richiedono un più alto livello di protezione.

Link raccoglie, archivia ed utilizza le seguenti categorie di dati personali dei interessati:

  • Nome, cognome, carica societaria, residenza, domicilio, numero di telefono, indirizzo e-mail;
  • Data di nascita;
  • Dettagli del conto corrente bancario;
  • Copia del documento identificativo;
  • Codice fiscale.

5. Come sono raccolte le informazioni personali degli interessati?

Oltre alle informazioni acquisite tramite l’accesso a database pubblici, la raccolta di informazioni e dati personali avviene durante le fasi di incontro o contatto, anche telefonico o telematico, con l’interessato o con soggetti che rappresentano l’interessato e che sono stati da quest’ultimo autorizzati a comunicare a terzi i dati personali.

6. Come saranno utilizzate le informazioni personali dei interessati?

Link utilizza le informazioni personali esclusivamente nei casi consentiti dalla legge, e strettamente connessi alla propria attività lavorativa. Più comunemente, Link utilizzerà tali informazioni nelle seguenti circostanze:
1. Per dare esecuzione alle obbligazioni derivanti dai mandati conferiti a Link.
2. Ove sia necessario conformarsi a disposizioni di legge quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, quelle inerenti la prevenzione dell'utilizzo del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo.
3. Qualora sia necessario per legittimare gli interessi di Link o delle proprie mandanti.
4. Qualora sia necessario nel pubblico interesse.

In altre e differenti situazioni, Link potrebbe avere la necessità di utilizzare i dati personali degli interessati con la finalità di perseguire i legittimi interessi propri o di terze parti (quali ad esempio società affiliate o facenti parte del medesimo Gruppo Societario, a condizione che gli interessi e i diritti fondamentali degli interessati non prevalgano su di essi). Tali situazioni sono:

  • Gestione degli affari e pianificazione, inclusa la contabilità ed il controllo di gestione.
  • Prevenzione frodi.

Link utilizzerà le informazioni personali per i soli scopi per cui sono state raccolte, eccezion fatta per i casi in cui Link ragionevolmente consideri di doverle utilizzare per una ragione differente, e tale motivo sia compatibile con lo scopo originario. Qualora Link avesse la necessità di utilizzare le informazioni personali per uno scopo diverso e non compatibile, ne sarà data apposita comunicazione agli interessati, con contestuale spiegazione delle ragioni sottese a tale differente utilizzo. Si prega di notare che Link può elaborare le informazioni personali degli interessati senza che quest’ultimi ne siano a conoscenza o anche senza il loro consenso, nel rispetto delle predette regole, e ove ciò sia richiesto o consentito dalla legge (Art. 24 lett. A, B e C Codice Privacy, Art. 6 lett. B e C GDPR).

Di seguito sono riportati in modo schematico le finalità del trattamento, e la legittima base giuridica che lo legittima.

Perché ci servono le vostre informazioni personaliInformazioni personali che potremmo trattare (elenco indicativo e non esaustivo)Contesto di legge / regolamentare:
Per comunicare regolarmente con voi  Il vostro nome, e i dettagli necessari per contattarvi.Adempiere agli obblighi previsti dalla normative di riferimento.

Ricevere pagamenti secondo quanto previsto dagli incarichi conferiti a Link.
Per gestire i vostri reclami  Il vostro nome, e i dettagli necessari per contattarvi.Gestire i reclami secondo quanto previsto dalla normative vigente cui Link è soggetta.
Per prevenire e combattere i reati finanziari, quali il riciclaggio di denaro, l’evazione fiscale e le frodi finanziarie.Il vostro nome, i dettagli necessari per contattarvi, quali ad esempio indirizzo, numero di telefono ed e-mail, data di nascita, codice fiscale o altri numeri identificativi univoci.Adempiere agli obblighi previsti dalla normative di riferimento.

Speciali categorie di informazioni, come quelle relative a condanne, potranno essere trattate solo per prevenire reati finanziari (interesse pubblico).
Per le nostre finalità interne ed esterne di gestione e conservazione dei registri obbligatori, analisi dei risultati finanziari, requisiti di audit interno, consulenza professionale.Il vostro nome, i dettagli necessari per contattarvi, quali ad esempio indirizzo, numero di telefono ed e-mail, data di nascita, codice fiscale o altri numeri identificativi univoci.Mantenere i registri obbligatori per monitorare e valutare le prestazioni aziendali (il nostro interesse legittimo).

Adempiere agli obblighi che ci sono imposti dalle autorità fiscali e dall'autorità di regolamentazione (obbligo legale).
Per conformarci agli obblighi di legge e regolamentariIl vostro nome, i dettagli necessari per contattarvi, quali ad esempio indirizzo, numero di telefono ed e-mail, data di nascita, codice fiscale o altri numeri identificativi univoci.Adempiere agli obblighi imposti dalla normative (obbligazione legale).

7. Link raccoglie informazioni sensibili?

Per le finalità e gli scopi descritti e contenuti nella presente informativa, si dà atto che Link non raccoglie né tratta in alcun modo informazioni sensibili riguardanti gli interessati.

8. Con chi condividiamo le informazioni personali?

Link potrebbe trovarsi nella condizione di dover condividere le informazioni personali degli interessati con entità terze facenti comunque parte del Gruppo Link. Link richiede a tali soggetti di rispettare la sicurezza dei dati personali degli interessati e di trattarli in modo conforme alla legge. I dati personali degli interessati potrebbero essere oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea. In tale evenienza, i interessati potranno attendersi un eguale livello di protezione e sicurezza in ordine alle informazioni personali.

Nello svolgimento della propria attività Link potrebbe condividere i dati personali dei propri interessati con terze parti, ove richiesto dalla legge o dai processi operativi di Link, o infine nel caso in cui sussista un altro legittimo interesse nel farlo. L’accezione "terze parti” comprende altre entità del Gruppo Link. Tutti i fornitori di servizi di Link, nonché tutte le entità del Gruppo sono tenute a prendere le opportune misure di sicurezza per proteggere i dati personali degli interessati in linea con le nostre procedure. Link consente esclusivamente un trattamento dei dati personali degli interessati per scopi specifici, ed in conformità con le istruzioni rese da Link. Link potrà condividere le informazioni personali degli interessati con altre entità del Gruppo quale parte delle regolari attività di gestione e  di reporting. Tali informazioni potrebbero inoltre essere condivise con altri soggetti, come ad esempio nell’ambito di un’ispezione del Regolatore o per rispettare in altro modo disposizioni di legge.

9. Come manteniamo sicure le informazioni personali?

Link ha posto in essere misure per proteggere la sicurezza delle informazioni. I dettagli di tali misure sono rese disponibili da Link a fronte di apposita richiesta. Le terze parti trattano i dati personali degli interessati solo sulla base di specifiche istruzioni da parte di Link, e solo nel caso in cui abbiano accettato di trattarle in modo confidenziale, e di mantenerle in sicurezza.

Link ha posto in essere appropriate misure di sicurezza per evitare che le informazioni personali degli interessati vadano accidentalmente perse, siano utilizzate o vi si possa accedere in modo non autorizzato, siano alterate o divulgate. In aggiunta, Link limita l’accesso ai dati personali ai soli interessati, incaricati, agenti o terzi che abbiano una specifica necessità lavorativa di conoscerli. Costoro tratteranno i dati personali solo sulla scorta di specifiche istruzioni rese da Link, e sono soggetti ad obbligo di confidenzialità.  Link ha inoltre implementato procedure per far fronte a qualsiasi sospetta violazione della sicurezza dei dati, e, in tale ipotesi, provvederà a darne tempestiva notifica all’interessato e, ove Link sia legalmente tenuta a farlo, alla preposta Autorità.

10. Per quanto tempo Link conserverà le informazioni sui dati personali dei interessati?

Link conserverà le informazioni personali degli interessati solo per il tempo strettamente necessario a soddisfare gli scopi per cui sono state raccolte, anche al fine di assolvere eventuali requisiti di legge, contabili o di reportistica. Per determinare il periodo di conservazione appropriato per i dati personali, consideriamo la quantità, e la natura dei dati personali, il potenziale rischio di danno derivante dall'uso o dalla divulgazione non autorizzati dei dati personali, le finalità per le quali Link tratta i dati personali, se Link possa raggiungere tali scopi con altri mezzi, nonché i requisiti di legge applicabili. Tipicamente Link conserva i dati personali per un periodo di 7 anni dalla cessazione di ogni rapporto con l’interessato. In caso di eventuali dispute giudiziarie o per adeguarsi a specifiche disposizioni normative, il periodo di conservazione potrebbe essere maggiore. In caso di accesso ai siti internet sopra menzionati, Link informa l’interessato che tali siti utilizzano Google Analytics dove la registrazione di alcuni dati dell’interessato (quale ad esempio l’indirizzo IP) viene mantenuta per un periodo di 38 mesi. A tal proposito Link informa che è disponibile all’indirizzo internet - https://www.linkassetservices.com/privacy-policy una descrizione completa di come siano gestiti i “cookie”, e delle informazioni tecniche raccolte a fronte degli accessi effettuati sui siti internet del Gruppo Link quali ad esempio l’indirizzo IP (Internet Protocol) utilizzato per connettere il vostro Personal Computer alla rete internet, ovvero quelle inerenti il c.d. URL (Uniform Resource Locations), ovvero il traffico dati. A tale scopo si precisa che la predetta gestione informatica è effettuata dalla sede legale di Link ASI Ltd, corrente in Block C, Maynooth Business Campus, Maynooth, County Kildare, W23F854, Irlanda – Numero di Registrazione 315348.

In alcuni casi Link potrebbe rendere anonime le informazioni personali degli interessati in modo che non possano più essere associate al singolo interessato: in tal caso tali informazioni potranno essere utilizzate senza la necessità di un’ulteriore informativa. Successivamente alla cessazione della necessità di utilizzo dei dati personali Link distruggerà in modo sicuro le informazioni personali in linea con quanto previsto dalla politica di conservazione dei dati adottata.

11. I diritti degli interessati.

E’ importante che i dati personali raccolti da Link siano accurati ed aggiornati. All’occorrere di determinate circostanze, gli interessati hanno i seguenti diritti:

  • Diritto di accesso – l’interessato ha il diritto di conoscere se Link stia utilizzando le informazioni personali dell’interessato e, in tal caso, quale utilizzo Link ne stia facendo. 
  • Diritto di rettifica – l’interessato ha il diritto di richiedere a Link la rettifica di ogni errore nelle informazioni in possesso di Link
  • Diritto alla cancellazione (“Diritto all’oblio”) – Il interessato ha il diritto di richiedere a Link la cancellazione dei propri dati se il loro continuato utilizzo da parte di Link non è più giustificato.
  • Diritto di limitazione di trattamento – In determinate circostanze, benché l’interessato possa non aver diritto a richiedere la cancellazione dei dati, potrebbe tuttavia aver diritto a richiedere che il trattamento dei propri dati sia limitato ai soli scopi per i quali Link può utilizzare le informazioni del interessato stesso.
  • Diritto alla portabilità dei dati – l’interessato ha il diritto di richiedere a Link una copia delle proprie informazioni personali in un formato comunemente leggibile, o di trasferire tali informazioni ad altro Titolare del trattamento.
  • Opposizione al processo decisionale automatizzato - L’interessato ha diritto di opporsi a decisioni basate esclusivamente su di un processo automatizzato, laddove ciò abbia un impatto significativo sull’interessato.
  • Ritirare, in qualsiasi momento, il consenso al trattamento dei dati - Per ritirare il consenso al trattamento dei dati, gli interessati devono poter disporre dei medesimi mezzi utilizzati per fornirli.                                                          

Nel caso volesse rivedere, verificare, correggere o richiedere la cancellazione delle proprie informazioni personali, l’interessato può opporsi al trattamento dei propri dati personali, o richiedere il trasferimento di una copia delle informazioni personali a terzi. Nel caso in cui l’interessato eserciti uno dei diritti sopra indicati, Link potrebbe aver bisogno di richiedere informazioni specifiche volte a confermare l’identità del richiedente, ed assicurare l’esercizio di tali diritti. Questa è un’altra adeguata misura di sicurezza atta a garantire che le informazioni personali non siano divulgate a persone che non abbiano il diritto di riceverle.

Marketing – con la presente informativa diamo atto che nessuno dei dati raccolti sarà utilizzato per finalità di marketing.

12. A chi si possono rivolgere gli interessati per parlare di questa informativa o della protezione delle informazioni personali.

In caso di una qualsiasi domanda sulla presente informativa, ovvero sulle modalità di gestione dei dati personali, vogliate contattare linkassetservices@legalmail.it. Alcune delle entità del Gruppo Link, per via delle loro dimensioni o della natura delle loro attività, hanno nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o DPO – Data Protection Officer) i cui compiti includono quelli di informare e consigliare la Società in ordine ai suoi obblighi, nonché di monitorare il rispetto delle norme sulla protezione dei dati. Nel caso vogliate rivolgere una qualsiasi domanda al RPD – DPO sulle modalità di gestione delle informazioni personali degli interessati, vogliate contattare privacy@linkgroup.co.uk.

Gli interessati hanno in ogni caso il diritto di presentare un reclamo in qualsiasi momento al Garante Privacy per problemi inerenti la protezione dei loro dati.

13. Modifiche alla presente informativa

Link si riserva il diritto di aggiornare in qualsiasi momento la presente informativa, nel qual caso provvederà a fornire a i interessati, in caso di mutamenti sostanziali, copia aggiornata del presente documento, anche in formato elettronico. Link potrà inoltre, di volta in volta, rendere ai propri interessati informativa circa il trattamento di dati personali tramite altre e differenti modalità.

DICHIARAZIONE DI CONSENSO
(Ai sensi dell’art. 23 del D.Lgs. 196/03 e 6-7 GDPR UE 2016/679)

L’interessato dichiara di aver ricevuto completa informativa ai sensi dell’art. 13 D. Lgs. 196/2003 e dell’art. 13 GDPR UE 2016/679,  unitamente a copia dell’art. 7 del decreto medesimo, ed esprime il consenso al trattamento dei dati personali per gli scopi di cui alla presente informativa, ed alla comunicazione dei propri dati qualificati come personali dalla citata legge nei limiti, per le finalità e per la durata precisati nell’informativa. Tutte le autorizzazioni rilasciate dal sottoscritto potranno essere revocate in ogni momento solo a mezzo lettera raccomandata A.R. a Voi indirizzata, e detta revoca avrà effetto dal giorno successivo a quello di ricevimento di detta raccomandata. In merito sono comunque fatti salvi i trattamenti imposti in osservanza delle vigenti leggi.

DATACOGNOME E NOMEFIRMA